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企业档案,你管理了吗?

      说起档案管理,大多数人会觉得跟国企或政府事业单位有关,殊不知我们民营企业尤其是经营多年的企业也非常需要做档案管理,否则会影响到我们的工作效率,严重的话会影响到公司的可持续发展。

      先普及一下档案的基础知识,什么是档案。因为大家很容易会把公司经营过程中涉及的所有文件、资料、实物都以为是档案,其实不然。档案是指组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的,对国家、社会、组织或个人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

哪么,如何来判定那些是档案,那些不是档案呢?
我认为档案需要符合以下的特点:
1、原始性:判断一份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性; 当然为了方便管理,我们经常也会将原始的档案进行复印或复制,也会作为复印件或复制品进行保管和利用;
2、真实性:客观真实的材料; 有些档案因为历史的原因,可能没有原件,但是有人将事实进行了客观、科学的记录,这些客观真实的材料也是具有保存价值的档案;
3、有保存价值:指对国家、社会、组织和个人的价值。

      既然是档案,就需要保存,既然要保存,一定是有价值、有意义,如果没有价值,没有意义,就不属于的范畴,也很好理解,普通的一块泥土或者一块石头,因为没有保存价值,就不是档案,但是如果是一块特别的泥土、一块特别的石头,具有研究和开发利用的价值,就可以是档案。

       当然,不同的文件资料,在不同的企业里具有的价值千差万别,所以我们如果讨论的是企业档案,显然什么是档案还是企业说了算,只要对企业有意义,有价值,都可以是企业的档案,都需要进行保存和管理,才能给企业带来价值。在企业档案管理的范畴里,我们经常会将企业的文档管理也纳入进来,尽管文档尤其是电子文档因为极易被修改和篡改,很难进行原始性、真实性的判定,但是因为对企业的经营具有价值,比如一个文档的模板可以提高员工的工作效率,一个项目方案可以给大家学习和使用,一个合同的复印件电子版可以随时被查阅,往往企业会将这些文件也管理起来,随时为企业员工查询和利用,既可以减少不必要的重复劳动,又可以提高工作效率,增强企业的竞争力。

       企业档案还因为每个企业的经营范围、社会活动的内容不一样,所以档案也不一样,最常见的档案有企业在经营过程中涉及的证照、雇员的资料、客户的资料、交易的合同和协议、财务往来的票据、业务相关的文件资料等等,这些档案可以帮助企业随时了解企业经营的过程,当遇到问题时可以追溯,还可以帮助企业进行分析和研究,总之很难想象一个企业如果没有这些档案资料的管理,企业能够顺利的经营,所以可以肯定任何一个企业都需要对企业的档案资料进行管理,只是每个企业的管理方式和方法各不相同,有些有专人管,有些则兼着管,有些用手工管,有些用电脑管,还有些会用专业的档案管理软件来管,三盟企业档案管理平台软件就可以帮助各行业的企业实现高效、实用、适合自己的档案管理,欢迎垂询三盟软件。